Hybride werken: ongemerkte erin sluipende valkuilen? 3 tips voor vitale en betrokken teams
“Collega X, wanneer heb ik die voor het laatst op kantoor gezien? Dat was al meer dan twee maanden geleden.”, “Pff, alweer een Zoom-meeting. Deze meetings zijn zeer effectief, maar ik merk dat ik de bijpraatmomenten bij de koffiemachine op kantoor mis.”, “Thuis verzet ik meer werk, maar ik voel mij steeds vaker energieloos aan het einde van mijn werkdag.” Herkenbare geluiden van jouw teamleden? Het zijn signalen dat het hybride (samen)werken van jouw medewerkers extra aandacht verdient. Dat is niet zo gek, want hoewel we al een lange tijd hybride werken en velen dit niet willen opgeven (50 % volgens onderzoek van TNO in 2022), brengt structureel samenwerken in hybride vorm uitdagingen met zich mee. Voor leiders kan het extra lastig zijn om hierop te anticiperen omdat we elkaar minder vaak zien en eventuele problemen hierdoor makkelijker onder de radar verdwijnen. Daarom is een effectieve mensgerichte aanpak nodig. Als je beter begrijpt wat mensen drijft en wat eventuele aandachtspunten of mogelijke valkuilen zijn in hybride samenwerkingen, kun je hier preventief op inspelen en bij uitdagende situaties op tijd anticiperen. Door jouw mensen en teams drijfveergericht aan te sturen, stijgt de vitaliteit en de betrokkenheid. In deze blog laten we je aan de hand van voorbeelden zien, hoe je dit doet. Onze drie tips helpen jou om hiermee aan de slag te gaan.
Jouw sleutelrol als leider: zet in op de hybride dialoog
Dat hybride werken lastiger kan zijn dan het lijkt én jouw rol als leider heel belangrijk is, beaamt psycholoog en organisatiedeskundige Wouter Smit. Hij doet met het Work Lab, een onderzoeksgroep binnen de Hogeschool van Amsterdam, sinds de coronatijd onderzoek naar hybride werken in Nederland. De teamleider speelt volgens hem een belangrijke sleutelrol als het gaat om succesvol hybride werken in organisaties, maar dat is een flinke uitdaging door de diverse belangen waar hij mee te maken heeft: ”De teamleider moet rekening houden met zowel de strategische targets als het teambelang. Iedereen in het team moet zich eigenaar voelen van de afspraken en er zin in krijgen.” Smit adviseert organisaties dan ook ‘het team’ als vertrekpunt te nemen. “Want het echte werk wordt gedaan in teams en zij weten het beste zelf wat voor hen werkt en wat niet.” Hij is voorstander van de “hybride dialoog” waarbij teams de inkleuring doen door de werkvorm te kiezen en afspraken te maken over de samenwerking. Bron: HR Praktijk.
Om zo’n dialoog te voeren, is het zaak om helder te krijgen welke behoeftes de verschillende teamleden hebben. Maar, hoe kun daar op een effectieve manier achter komen in dit hybride tijdperk? En als het gaat om gaan aanbieden wat mensen nodig hebben, speelt jouw eigen aansturing hier een belangrijke rol bij. Begin daarom met onze eerste tip.
- Tip 1. Onderzoek wat jouw eigen drijfveren zijn en krijg meer inzicht in jouw eigen manier van aansturing. Kijk voor een volledig overzicht van drijfveren hier en onderzoek verder in welke drijfveren jij je herkent.
Hoe zie jij jouw team? Mogelijk zijn er specifieke valkuilen waar jij zelf ook op moet letten? Kijk maar naar eens naar deze drie voorbeelden.
1. Zie je jouw teamleden als strijders waarmee je vecht om voor elkaar te krijgen wat nodig is? En stel jij je vooral daadkrachtig op (rode drijfveer)? Bepaal jij wat er moet gebeuren, maar heb je soms minder oog voor de behoeftes van jouw teamleden?
2. Is jouw team een systeem voor jou en is het belangrijk dat het team betrouwbaar is en zekerheid biedt qua het leveren van gedegen werk (blauwe drijfveer)? Richt jij processen zo gestructureerd mogelijk in volgens heldere afspraken, dat er weinig speelruimte is voor spontane inspiratiemomenten of informele gesprekken tussendoor in het team?
3. Zie je jouw medewerkers als teamleden om resultaten te boeken en erkenning te behalen (oranje drijfveer)? Ben je gericht op het zo effectief en praktisch mogelijk samenwerken aan het behalen van resultaten en kijk je naar wat nodig is en stel jij je flexibel op? Merk je dat de ontspanning in het team ver te zoeken is, in tijden van presteren?
Je ziet dat jouw aansturing positieve effecten kan hebben, maar soms onbedoeld ook kan bijdragen tot gedrag van teamleden zoals extra hard werken. Zowel jouw drijfveren als ook de drijfveren van jouw teamleden brengen duidelijk dynamieken met zich mee op de werkvloer.
Hybride werkende teams: herkenbare valkuilen én oplossingen
In de media duiken steeds meer signalen op dat het hybride werken op de langere termijn vraagt om een gerichte aanpak. Zo benoemde het Engelse zakenplatform Raconteur.net vijf alarmsignalen die aangeven wanneer de bedrijfscultuur in de knel zit. Een belangrijk signaal is dat sommige mensen die thuiswerken hun eigen uitknop niet meer kunnen vinden. Ze blijven maar doorwerken en dreigen oververmoeid te raken. Een ander signaal dat volgens Raconteur niet te negeren zou moeten zijn, is het verdwijnen van de informele gesprekken bij de koffiemachine. Dit soort momenten zijn heel belangrijk voor de onderlinge verbinding tussen mensen.
- Tip 2 . Vind de valkuilen bij jouw hybride werkende teamleden en herken de rol van hun drijfveren
Dit soort signalen hoor je steeds meer. Dat is ook logisch: hybride werken kan zo effectief worden ingericht dat het leidt tot veel output. Als het echter ten koste gaat van mensen en hun onderlinge verbinding is dat op de langere termijn een reëel risico voor de teams en organisaties. Het goede nieuws is dat je op tijd kunt ingrijpen en jouw team vitaal en gemotiveerd kunt laten samenwerken in hybride vorm, als je gaat werken met drijfveren. Kijk maar.
Valkuil: ongemerkt overbelast rakende medewerkers. Reguleer het werk en heb oog voor de mens in jouw medewerker
- Omdat mensen thuis vaak minder afleiding hebben, kunnen zij ongemerkt te lang doorwerken. Wat opvalt is dat mensen met een hoge voorkeur voor specifieke drijfveren, extra risico kunnen lopen. Mensen met een blauwe drijfveer hebben een grote behoefte aan controle van hun werk. Ook zijn ze zeer plichtsgetrouw. Ze kunnen de neiging hebben extra veel werk te verzetten om zo een gevoel van zekerheid te krijgen: met name dat jij als leider ziet dat ze kantjes er niet vanaf lopen, thuiswerkend.
Oplossing: spreek (eventueel op kantoor) vaste momenten af waarbij je vraagt hoe het met mensen gaat (ervaren zij druk of voelen zij zich ontspannen?). Geef mensen waardering en vertrouwen als je de kwaliteit en hoeveelheid van hun werk opmerkt. Maak ook heldere afspraken over wat je van ze verwacht qua deadlines en bouw ruime marges in. Dit alles geeft mensen zekerheid, rust en het helpt ze om hun werkritme gezond te houden.
- Een ander risico is als jij zelf zeer daadkrachtig (rode drijfveer) aanstuurt, snelle acties verwacht en je via de online kanalen kort en bondig reageert, mensen thuis extra hard gaan werken om aan jouw eisen te voldoen. Juist als je elkaar weinig ziet en de lichaamstaal minder of niet kunt lezen door de online communicatie, kunnen mensen het lastiger vinden om te relativeren wat gezegd wordt. Met jouw daadkracht, kunnen mensen ervaren dat er veel zaken urgent zijn en dat zij extra hard moeten werken.
Oplossing: zorg dat je op structurele basis met jouw mensen in gesprek gaat en helder afspreekt wat je van ze verwacht en wanneer je dit nodig hebt. Wees in teamoverleggen ook duidelijk over wat urgent is en wat minder. Help mensen om prioriteiten helder te houden en geef ze ook genoeg ruimte om hun werk rustig te kunnen doen. Speel meer met tijd en urgentie en probeer dit in jouw communicatie ook helder te maken.
- Mensen met een voorkeur voor de gele drijfveer, genieten van het doorgronden van complexe zaken. Het liefst werken zij in een flow. Zij gedijen goed bij thuiswerken, maar zij kunnen de neiging hebben om zo autonoom mogelijk te werken en zo lang door te gaan vanuit hun intrinsieke motivatie dat zij zichzelf voorbijlopen en te weinig rust pakken.
Oplossing: zorgt voor heldere kaders en maak afspraken om deze mensen periodiek te spreken (bij voorkeur een combinatie van fysiek en online – zodat zij niet op hun eilandje blijven werken). Bespreek wat de organisatie nodig heeft als het gaat om complexe projecten. Begrenzing helpt om de kwaliteiten effectief te benutten. Zorg tijdens deze overleggen dat helder is wanneer zij wat moeten aanleveren zodat er duidelijke ijkpunten zijn en mensen zich niet verliezen in hun flow.
- Mensen met een oranje drijfveer willen met prestaties erkenning krijgen. Juist als zij weinig fysieke ontmoetingen hebben en er minder teammomenten zijn om prestaties te vieren, kunnen zij de neiging hebben zo hard te werken om prestaties te behalen dat zij te veel van zichzelf vragen.
Oplossing: ga na hoe je mensen in jouw team de nodige erkenning kunt geven. Doe dit bijvoorbeeld niet alleen bewust in de 1 op 1 momenten met jouw teamlid, maar kijk ook of je in team en plenaire meetings (online/fysiek) structureel aandacht kunt geven aan de prestaties van teamleden en het team. Heel belangrijk: blijf helder de doelen met jouw teamleden bewaken zodat mensen niet vervallen in compensatiegedrag en veel te hard en te veel gaan werken.
Valkuil: dalende betrokkenheid en minder verbinding. Breng mensen weer bij elkaar!
Het vele harde werken, minder fysieke ontmoetingsmomenten, minder informele momenten én de online communicatie: het kan ervoor zorgen dat mensen zich minder betrokken voelen bij hun team en de organisatie. Ook kunnen zij zich minder verbonden voelen met hun collega’s. Het zijn logische gevolgen van het structureel minder in fysiek contact met elkaar zijn.
- Tip 3. Breng menselijke aandacht weer terug in jouw teams en lever maatwerk
Wat mensen nodig hebben om zich betrokken en verbonden te voelen verschilt nogal. En daarnaast heeft ook niet iedereen dezelfde mate van menselijke betrokkenheid en verbondenheid nodig. Drijfveren spelen ook hier een belangrijke rol. Zo is bekend dat mensen die een voorkeur hebben voor omgevingsgerichte drijfveren paars, blauw en/of groen hier sneller energie op verliezen dan de mensen die wat meer individueel gerichte drijfveren zoals rood, oranje en/of geel in hun voorkeur hebben.
- Voor mensen met een voorkeur voor de paarse drijfveer zijn de onderlinge menselijke banden heel belangrijk: zij ervaren hun team als een soort familie en missen het echt als zij hun collega’s weinig ontmoeten. Mensen met een voorkeur voor de groene drijfveer missen met name de informele, gezellige momenten waarbij er ruimte is om over menselijke dingen te praten. Die informele sfeer is heel belangrijk voor ze. Fysieke informele momenten, die missen ze. Mensen met een blauwe drijfveer als voorkeur vinden het fijn om elkaar fysiek te zien doordat ze zekerheid en vertrouwen ervaren als zij ook echt fysiek ervaren dat situaties oké zijn, dat alles goed loopt en zij hun werk goed gedaan hebben.
- Bij mensen die meer voorkeur hebben voor de individueel gerichte drijfveren rood, oranje en/of geel is het zo dat zij het zelfstandig, autonoom werken op afstand prima vinden en ook waarderen. Zij kunnen zich meer betrokken voelen bij wat zij doen (rode drijfveer), de inhoud van het werk (geel) of het behalen van resultaten (oranje) en daardoor pas wat later moeite krijgen met het gebrek aan fysiek contact. Feit is wel dat er hoe dan ook menselijk contact nodig is als je in een team werkt. En juist dit menselijke stuk is de zo belangrijke lijm die zorgt voor sociale cohesie in teams.
Het is daarom een aandachtspunt om in jouw team te onderzoeken of er genoeg aandacht en ruimte is voor de mens in jouw werknemers, wie van jouw mensen hier mogelijk meer last van heeft dan anderen en om hier gericht ruimte voor te maken. Dat betekent: zowel individueel als ook in teamverband.
Oplossing: begin meetings regelmatig met een informeel gesprek over gewone menselijke dingen zoals hoe mensen hun weekend was bijvoorbeeld. Maak ruimte voor grapjes tussendoor, zorg voor meer speelruimte in de overleggen. En faciliteer ook fysieke ontmoetingen en meetings. Denk bijvoorbeeld aan uitjes of activiteiten waar mensen zich voor in kunnen schrijven. Of plan periodiek een gezamenlijke lunch op kantoor voor. Extra tip: vraag mensen in jouw team met groene drijfveren om met je mee te denken, doe het samen!
Conclusie
Je ziet dat drijfveren in het team een belangrijke rol spelen bij het effectief en prettig samenwerken op afstand. Deze drijfveren van jouzelf en van jouw teamleden leren te herkennen en te begrijpen, helpt jou om preventief zaken aan te pakken en eventuele signalen tijdig te zien en op een praktische en effectieve manier in te grijpen. Op die manier kun je de uitdagingen ombuigen naar kansen en wordt jouw team sterker en stabieler. De vraagt om een mensgerichte aanpak van jou als leider en levert je veel op, voor nu en voor de toekomst.
Meer weten?
Lees deze whitepaper om je verder te verdiepen in het mensgericht aansturen van jouw hybride werkende mensen of neem contact met ons op voor meer informatie.
De 3 tips voor jou op een rij
- 1. Onderzoek jouw eigen drijfveren als leider en begrijp jouw eigen rol en valkuilen. Hoe jij jouw mensen aanstuurt, kan stimulerend en motiverend werken. Soms kan jouw aansturing echter ook andere effecten opwekken, dat gebeurt met name als jouw aansturing mensen prikkelt om in hun eigen valkuilen te vallen of als jouw aansturing te weinig aansluit bij hun drijfveren. Als je dit begrijpt, kun je mensen drijfveergericht aansturen.
- 2. Vind de valkuilen bij jouw hybride werkende teamleden en onderzoek de rol van hun drijfveren. Als je helder hebt wat mensen nodig hebben en wat zij juist niet nodig hebben, kun je jouw aansturing en de samenwerkingen in teams optimaliseren.
- 3. Breng meer aandacht voor de mens in jouw teamleden terug en lever maatwerk. Onderzoek wat individuele medewerkers nodig hebben en wat op teamniveau nodig is. Werk daarvoor met de drijfveren van jouw mensen en van het team.
