Werksituaties inrichten voor de post-coronatijd
Over een paar maanden ziet de situatie er een stuk beter uit, horen we steeds vaker. Als iedereen die dat wil een vaccinatie heeft gehad, worden de maatregelen steeds verder versoepeld. En daarmee wordt het straks ook minder noodzakelijk om zoveel mogelijk thuis te werken. Maar ook al hoeft het straks niet meer, sommige mensen willen wel in deeltijd thuis blijven werken. Anderen gaan liever zoveel mogelijk naar kantoor. Bereid je nu voor om individuele werksituaties voor werknemers zo optimaal mogelijk in te richten zonder daarbij versnipperde teams te krijgen.
Thuiswerken: aanvankelijke voordelen, maar steeds meer nadelen
In het begin van de crisis ervoeren veel mensen vooral de voordelen: minder reistijd, meer vrijheid en het gevoel minder op de vingers gekeken worden. Maar nu we al meer dan een jaar met z’n allen moeten thuiswerken, worden ook de nadelen zichtbaarder. Met name het gebrek aan sociaal contact met collega’s breekt velen op. Ook is het lastiger een balans te vinden tussen werken, het privéleven en ontspannen nu het voor een groot aantal mensen voelt alsof ze constant beschikbaar moeten zijn vanuit thuis. Dit beeld werd ook bevestigd door een recent onderzoek van LinkedIn onder hun werknemers. De signalen waren duidelijk. Een groot deel van de groep bleek risico te lopen op een burn-out. Zij hadden moeite met selfcare en uitdagingen in het gezinsleven. Ook voelden zij zich geïsoleerd.
Het management van LinkedIn besloot dit aan te pakken en gaf de bijna 16.000 werknemers collectief een week vrij om op te laden. Daarnaast krijgen managers burn-out trainingen, zijn er vergadervrije dagen en is er zorg voor mentale gezondheid beschikbaar. Voor de post-coronatijd biedt LinkedIn hun werknemers de mogelijkheid om tot maximaal 50% thuis te blijven werken. De belangrijkste strategie is echter dat zij allereerst kijken wat werknemers op individuele basis nodig hebben om zo goed mogelijk te kunnen werken. Een strategie die wij toejuichen. Lees verder waarom.
Post-coronatijd: een andere balans tussen werk en privé
Naast algemeen beleid om HR-zaken goed in te richten is het van belang om een focus te leggen op de behoeftes van individuele werknemers om zo hun unieke werksituatie te optimaliseren. Dat is altijd belangrijk, maar helemaal nu we toegroeien naar een tijd waarin thuiswerken niet meer opgelegd is, maar een keuze kan zijn. Waarbij het de vraag is wat mensen nodig hebben.
Dit hangt af van een complexe combinatie van hun privé-situatie en de behoeftes die zij hebben vanuit hun drijfveren. Om te zorgen dat werknemers niet alleen nu, maar straks ook in de post-coronatijd zich lekker in hun vel blijven voelen en prettig kunnen werken, is het verstandig om duidelijk te krijgen hoe je hun werksituatie het beste in kunt richten. Zo kun je werken aan een pakket op maat. Daarbij kun je het beste beginnen bij de eerste stap: hun privésituatie in kaart brengen.
Stap 1. De persoonlijke situatie
Onderzoek hoe het gaat met jouw werknemer qua privéleven. Door de coronacrisis en het vele moeten thuiswerken is de grens tussen werk en privé veranderd. Sommige werknemers zijn persoonlijk extra belast geraakt en zijn aan het herstellen van hun energieverlies. Ook kan het zijn dat hun opvatting over thuiswerken is veranderd door deze hele ervaring. Probeer antwoord te krijgen op de volgende vragen om meer helderheid te krijgen.
1. Woont jouw werknemer alleen, met een partner en/of kinderen? Met andere woorden; heeft jouw werknemer thuis ook aanspraak of is hij/zij veel alleen?
2. Gaat het goed thuis of spelen er extra uitdagingen? Mogelijk heeft jouw werknemer ook extra zorgtaken voor zieke en/of oude familieleden? Hoe gaat het qua energie en ontspanning? (Probeer duidelijk te krijgen in hoeverre het noodzaak is om maatregelen qua stresspreventie in te gaan zetten)
3. Hoe is het thuiswerken tot nu toe gegaan? Wat is wel en niet goed bevallen? Wat zou deze werknemer zélf graag willen als hij/zij straks weer naar kantoor gaat?
Stap 2. Behoeftes na periode van thuiswerken: een keuze in plaats van een verplichting
Nu kun je een stapje verder gaan en nog concreter krijgen welke behoeftes jouw werknemer heeft als het gaat over het inrichten van de werksituatie als thuiswerken niet meer noodzakelijk is.
Uit eerder onderzoek (TNO en Profile Dynamics, 2013) is gebleken dat je op basis van de drijfveren van mensen een goede inschatting kunt maken van hun behoeftes als het gaat om tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Deze inzichten kun je juist nu goed gebruiken!
Een greep uit de inzichten:
1. Mensen met een voorkeur voor blauwe en/of paarse drijfveren vinden het prettig om zoveel mogelijk naar kantoor te gaan en daar persoonlijke aansturing en begeleiding te krijgen. Deze mensen worden graag taakgericht aangestuurd. Mensen met blauwe drijfveren hebben daarbij behoefte aan structuur, orde en vaste afspraken, terwijl paars gedreven mensen het prettig vinden om te werken vanuit vaste routines met ongeschreven maar wel zeer herkenbare regels en tradities.
Werknemers met blauwe/paarse drijfveren zouden niet het gevoel moeten hebben dat zij “zwemmen” en zelf hun situatie moeten vormgeven. Je zult ze moeten begeleiden en daarbij zelf de zaken goed op orde moeten hebben.
2. Mensen met rode/oranje en/of gele drijfveren hebben juist behoefte aan flexibiliteit en ruimte om zelf te bepalen hoe, wanneer zij bepaalde zaken oppakken en werken naar het gewenste resultaat. Zij worden graag resultaatgericht aangestuurd. Deze mensen kunnen juist goed thuiswerken, maar het is zaak om nu en in de post-coronatijd een balans te vinden tussen flexibel werken en ook verbonden blijven aan de organisatie. Daarom is het een aanrader om afspraken te maken over thuiswerken in deeltijd zodat je deze mensen regelmatig blijft zien voor inspiratie- en of afstemmomenten. Ook is dit een aanrader voor werken aan en houden van een gezonde teamdynamiek. Deze vrije mensen moeten zich betrokken blijven voelen aan de organisatie en aan het team.
3. Voor mensen met groene drijfveren is het van essentieel belang om regelmatig naar kantoor te komen. Zij hebben het extra zwaar gehad in de thuiswerkperiode omdat zij meer dan anderen het fysieke contact nodig hebben gehad om zich energiek en verbonden te voelen. Een goede sfeer, maar ook gelijkheid is voor deze mensen heel belangrijk. Dit betekent ook dat het aan jou is om de visie van een mensgerichte aanpak qua HR-zaken helder over te brengen en het aspect van maatwerk te benadrukken. Als je aangeeft dat er per mens wordt gekeken wat nodig is, zal deze werknemer de eventuele verschillen qua mate van thuiswerken bij mensen in het team eerder als positief ervaren en dit niet als ongelijkheid of oneerlijkheid zien.
Stap 3. Leer drijfveren en behoeftes herkennen
We gaven je net een preview, maar om echt met drijfveren te kunnen werken, is het goed om meer te weten over de drijfverentheorie van Graves, de zeven drijfveren en concrete behoeftes van mensen qua taken, samenwerking, ritme en aansturing. Zo kun je de drijfveren beter begrijpen ga je ze ook herkennen bij jouw mensen. Dit helpt je bij jouw gesprekken. We hebben speciaal voor jou meerdere whitepapers hierover geschreven. Lees ze hier:
– Hoe kun je het beste mensen aansturen op afstand?
– Wat kun jij doen om jouw mensen zo gemotiveerd mogelijk te laten werken?
– Met meer motivatie blijven thuiswerken. Tips om als werknemer zelf aan de slag te gaan.
– Wat motiveert jou? Motivatie bekeken vanuit het perspectief van werknemers.
Stap 4. In gesprek gaan. En blijven
Je bent al in gesprek, maar dit is pas het begin. Als je eenmaal weet welke behoeftes er spelen, kun je samen met jouw werknemer hierover praten, de werksituatie aanpassen en regelmatig bekijken wat nog meer vereist is om de werksituatie verder te optimaliseren. Blijf dus in gesprek en plan evaluatiemomenten regelmatig in met jouw werknemer.
Tip! Houd hierbij jouw eigen leiderschap kritisch onder de loep. Nu je weet wat voor aansturing het beste werkt voor jouw werknemer, is het aan jou om deze aansturing dan ook te bieden. Dat betekent niet dat je jouw leiderschapsstijl moet omgooien, het gaat erom dat je op een manier gaat communiceren die zorgt voor het vinden van een gezamenlijke taal. Zo begrijp je elkaar en kun je samen met jouw werknemer werken aan het behalen van de afgesproken doelen.
Meer weten? Of wil je aan de slag met de Profile Dynamics® methode? Neem contact met ons op.
