Kantoor als ontmoetingsplek: oplossing voor iedereen?

De coronacrisis heeft onze visie op werk veranderd. Het op mondiale schaal moeten thuiswerken en met name de vele ervaringen die opgedaan zijn met het samenwerken op afstand, hebben aangetoond dat 100% aanwezigheid op kantoor voor het werk niet noodzakelijk meer is. En uit onderzoeken blijkt dat opvallend veel werkgevers en werknemers hybride vormen van thuiswerken ook na de coronatijd zien zitten. Organisaties als Dropbox en AFAS Software nemen het voortouw: zij zien het kantoor in de postcoronatijd vooral als een ontmoetingsplek. Het werk zelf hoeft niet per se vaak en veel op kantoor te hoeven uitgevoerd. AFAS Software directeur Bas van der Veldt gaat nog wat verder: “Werken doe je thuis, op kantoor heb je de extra’s van contact met collega’s, verbroedering, van inspiratie opdoen”.

Is dit een oplossing die voor iedereen werkt? Het antwoord is: nee. 

Thuiswerken: de aanvankelijke voordelen

In de eerste maanden van de coronacrisis zagen veel mensen de voordelen. Zo bleek uit onderzoek van ruim 8000 kenniswerkers uit 9 landen in de periode t/m mei 2020 * dat maar liefst 57% meer voordelen dan nadelen ervoer. Bij slechts 10% was dat precies andersom. Onder de genoemde voordelen werden zaken als minder reistijd genoemd en in Nederland kwam, meer dan in andere landen, het gevoel ‘minder op de vinger gekeken te worden’ op. ( Artikel Tijdschrift voor HRM, editie 3. De voor- en nadelen van verplicht thuiswerken tijdens de lockdown Marc van Veldhoven en Marco van Gelder. Tilburg University/Veldhoen + Company)

Voor het milieu is het ook beter. Als 1 op de 10 mensen met een baan 1,5 dag meer thuis blijft werken, scheelt dat 3 miljard kilometers aan woon-werkverkeer per jaar. Dit levert jaarlijks 1,7 miljard euro op en 78 miljoen uur minder reistijd. De klimaatwinst wordt geschat op bijna 353.600 ton CO2, zo blijkt uit onderzoek van CE Delft in opdracht van Natuur & Milieu.

De nadelen van thuiswerken

Toch waren er in het begin al mensen die niet stonden te springen om thuis te werken. En hoe langer de crisis duurt, hoe meer mensen bepaalde nadelen gaan ervaren.

  • Lang niet iedereen heeft een goede werkplek waar ze zonder afleiding van huisgenoten kunnen werken.
  • Doordat de werk- en privé-omgeving door elkaar heen loopt, hebben sommige mensen moeite met het vinden van hun ritme en routines.
  • Om op afstand samen te werken, werd videobellen hét middel. Niet iedereen vindt dit prettig, zo in de eigen privéomgeving.
  • Het vooral online contact hebben en het niet meer fysiek ontmoeten van collega’s kan leiden tot gevoelens van eenzaamheid en zorgen voor een afnemend gevoel van verbondenheid met de organisatie.
  • De stress van de coronacrisis heeft impact op het gevoelsleven van mensen en emoties delen op afstand (online) kan lastig zijn.

De persoonlijke situatie van mensen speelt hierbij overigens een belangrijke rol. Elke situatie brengt andere uitdagingen mee in deze crisistijd.

Hoe zouden diverse thuiswerkende mensen met hun verschillende ervaringen kijken naar de kantoren van de toekomst? Daarvoor is het zaak om verder te kijken naar specifieke behoeftes van mensen op een dieper niveau, vanuit hun drijfveren en waarden.

Een optimale werksituatie

Een belangrijke factor voor het ervaren van een zo optimale werksituatie, is de mate waarin aan jouw specifieke behoeftes (vanuit jouw drijfveren) wordt voldaan. Dit bleek ook uit eerder onderzoek van TNO en Profile Dynamics (2013) naar het Nieuwe Werken. Deze inzichten zijn nu opnieuw actueel, helemaal als we inzoomen op deze 4 onderdelen:

  • Werkplekken. Mensen blauwe/paarse drijfveren vinden het fijn om een vaste plek op kantoor te hebben, terwijl mensen met gele/oranje/rode drijfveren overal wel kunnen werken en het daarom prima vinden om thuis te werken. Mensen met groene drijfveren vinden veel thuiswerken lastig omdat ze het menselijke contact missen. Voor mensen met turquoise drijfveren is het thuiswerken in praktische zin geen enkel probleem (en ze vinden het voor het milieu juist heel goed om thuis te werken).
  • Samenwerken en het werken met middelen (denk daar anno 2021 aan bij tools als Zoom). Waar mensen met gele/oranje/rode drijfveren het geen probleem vinden om te werken met online tools als dit nodig is, hebben mensen met blauwe/paarse drijfveren daar meer moeite mee. Zij willen graag instructies/begeleiding in fysieke vorm. Het controleren van de kwaliteit van hun werk (blauw) is ook lastig op afstand. En bij zorgen of spanningen (paars) voelt het lastiger om gerustgesteld te worden via videobellen. Ook kan het videobellen in een privé-omgeving door sommige mensen als lastig worden ervaren door de vervaging tussen werk en privé.
  • Aansturing. Waar mensen met blauw/paarse drijfveren graag taakgericht worden aangestuurd, is dit bij mensen met gele/oranje/rode drijfveren juist weer anders. Zij willen vrij worden gelaten in hun aanpak om tot de beste resultaten te komen en hebben baat bij een resultaatgerichte aansturing. En bij mensen met groene drijfveren is de focus een andere kant op: zij willen juist erkend worden in hun gevoelens. Zij vinden een mensgerichte aansturing prettig. Voor mensen met turquoise drijfveren geldt dat zij een combinatie van aansturingssoorten nodig hebben.
  • Ritme: Voor mensen met blauwe en paarse drijfveren is een regelmatig, voorspelbaar ritme prettig. Daarom is het wennen om thuis te werken, waar de structuren en routines van kantoor niet meer zijn en zij zelf moeten schipperen hiermee in hun prive-omgeving. Mensen met gele/oranje/rode drijfveren vinden de ruimte en flexibiliteit van het zelf kunnen indelen wanneer en waar zij werken, juist fijn.

Maatwerk is duidelijk nodig. Tip: lees meer over specifieke behoeftes van thuiswerkende medewerkers in coronatijd in deze whitepaper.

Motivatie en energie: in gesprek gaan

Het is daarom zaak om te kijken wat nodig om mensen zo vitaal en gemotiveerd mogelijk aan het werk te houden. Een aanpak (zoals het veranderen van de functie van het kantoor) voor een grote groep mensen is daarbij tricky door het verschil in behoeftes. En hoe belangrijk de focus op maatwerk is, blijkt wel uit de alarmerende cijfers uit onderzoeken naar de gevolgen van het al een lange tijd moeten thuiswerken.

Uit CNV-onderzoek onder ruim 1500 leden bleek “dat 29 procent van de werkenden meer werkstress ervaart dan voor de corona-uitbraak. Daarnaast doet 39 procent zijn werk met minder plezier en 21 procent zegt dat de sfeer op het werk grimmiger wordt. Ook geeft ruim 1 op de 3 ondervraagden aan dat het verzuim op het werk toeneemt.” Bron AD.

Uit recent onderzoek van Intermediair en Panel Inzicht onder 1.000 respondenten bleek dat mensen het tijdens deze tweede lockdown zwaarder hebben. Ruim de helft van de Nederlanders voelt zich tijdens de tweede lockdown gestrest (en maar liefst 38 procent ervaart dit meer dan tijdens de eerste). De uitzichtloosheid van de coronasituatie blijkt de grootste boosdoener. Ook het gebrek aan sociale contacten, weinig manieren om te ontspannen, werkdruk en zorgen om de baan en het inkomen breken op. De stress ligt bij 25- tot 44-jarigen hoger dan bij 45- tot 65-jarigen.

Aan de slag!
Het is verstandig om de sociale functie van het werk te zien binnen de grotere context van behoeftes en maatwerk te bieden. Hoe je dat kunt doen, lees je hieronder.

Stap 1. Verdiep je in de persoonlijke situatie van mensen

Stap 2. Onderzoek en bespreek welke drijfveren mensen hebben. Wij hebben hier een whitepaper over geschreven. Lees ‘m hier.

Stap 3. Bespreek welke behoeftes zij hebben op het vlak van taken, samenwerking, aansturing en ritme.

Stap 4. Kijk wat zij zelf kunnen doen in hun thuiswerksituatie. Tip: geef ze deze whitepaper.

Stap 5. En pas jouw aansturing aan op hun behoeftes. Speel daarbij in op de concrete behoeftes qua taken, samenwerking en ritme. Tip: geef je op voor onze gratis webinar over dit onderwerp op 9 maart aanstaande!

Stap 6. Ga regelmatig in gesprek om te evalueren en de werksituatie verder te optimaliseren.