Hybride werken. Ga voor optimale werksituaties en gemotiveerde mensen

Ook al is het nog even de bedoeling dat we zoveel mogelijk blijven thuiswerken, het ziet ernaar uit dat we straks weer meer naar kantoor kunnen. Maar doen we dat ook? Steeds meer onderzoeken wijzen uit dat thuiswerken niet van de baan is, maar dat de meeste mensen een voorkeur hebben voor een mengvorm die we hybride werken noemen; een combinatie van thuiswerken en op kantoor werken.

Zo lieten ook de cijfers zien die FNV recent naar buiten bracht: maar liefst 70% van hun leden kiest voor gedeeltelijk thuiswerken. Maar liefst 20% wil volledig thuiswerken. Overigens zijn er ook mensen die graag volledig teruggaan naar kantoor (10%), maar zij zijn duidelijk in de minderheid.  Het is duidelijk: je kunt niet meer om hybride en thuiswerken heen als leidinggevende. Het goede nieuws is dat de lange periode van opgelegd thuiswerken sinds het begin van de coronacrisis vorig jaar, een schat aan kennis, inzichten en ervaringen heeft opgeleverd.

Van thuiswerken naar hybride werken

Stap 1. De balans opmaken
De algemene voordelen zijn helder: minder reistijd, minder milieubelasting en minder kantoorkosten. Voor het duurzaam inrichten van werksituaties van mensen voor nu en voor de toekomst, is het echter juist zaak om te kijken naar de opgedane inzichten op persoonlijk niveau. Om concreet te krijgen wat goed werkte en wat minder qua thuiswerken is dit dé tijd om met werknemers de balans op te maken en te kijken naar de onderstaande vragen:

1. Wat gaf mensen energie toen thuiswerken geen keuze maar opgelegd was? Denk hierbij aan de manier waarop zij hun taken konden uitvoeren (lukte dit juist goed zelfstandig en onafhankelijk?
2. Beviel hun werkplek thuis ze? Konden zij zich goed concentreren? Of niet? En waar kwam dit door?
3. Hoe gingen mensen om met de vrijheid van het thuiswerken qua ritme? Werkten ze net als op kantoor volgens een vast rooster en werkte dit goed voor ze? Of richtten zij hun werk in rondom hun persoonlijk leven (met bijv. kinderen die thuisonderwijs hadden). Beviel deze flexibiliteit ze? Of merkten ze dat ze ongemerkt veel meer uren maakten?
4. Hoe hebben zij de aansturing van jou ervaren, zo op afstand? Vonden ze het lastig om instructies op afstand te krijgen en hun werk minder te laten controleren? Of was dit juist niet erg zolang je met ze de grote lijnen helder had?
5. En hoe ging de samenwerking met collega’s? Hoe beviel het videobellen, mailen etc. i.p.v. fysiek samenwerken?

Hybride werken en intrinsieke motivatie: aan de slag met drijfveren

Stap 2. Drijfveren herkennen en behoeftes verder verkennen
Je hebt nu al veel punten helder, maar als je nog iets verdergaat en doorvraagt naar hun motivatie, wat krijg je dan te horen? Is hun motivatie veranderd door het vele thuiswerken? (Tip: lees onze whitepaper over intrinsieke motivatie!). En wat voor rol speelt het ervaren van verbinding met de collega’s/de organisatie, het kunnen werken vanuit autonomie en het competent voelen hierbij?

Noteer jouw bevindingen en ga verder naar de volgende stap: het herkennen van drijfveren van mensen. Hiervoor kun je werken met de drijfverentheorie van de Amerikaanse docent psychologie dr. Clare W. Graves. Hij onderscheidde zeven intuïtief herkenbare waardenstelsels die het denken en doen van mensen bepalen.

• Turkoois: zoekt rust door relativering in het besef dat alles met elkaar samenhangt
• Geel: wil doorgronden hoe het zit en komt met nieuwe en verrassende ideeën
• Groen: zoekt sociale verbinding in harmonie
• Oranje: wil zich bewijzen in competitie met anderen
• Blauw: zoekt naar zekerheid binnen een systeem van ordening en structuur
• Rood: streeft naar autoriteit en hecht aan daadkracht en snelheid
• Paars: zoekt veiligheid en geborgenheid.

Drijfveren bepalen hoe mensen denken over zichzelf en hun omgeving en hoe zij op basis hiervan communiceren en reageren. Door te kijken naar wat er speelt onder dit gedrag van mensen, kom je tot te kern wat ze drijft en wat ze nodig hebben om gemotiveerd te blijven. Je ziet dan de mens en zijn behoeftes. Elk mens heeft een voorkeur voor bepaalde drijfveren. Deze combinatie vormt zijn of haar drijfverenprofiel en kan je helpen om maatwerk te leveren qua optimalisatie van werksituaties.

Drijfveren en (samen)werken op afstand: belangrijke inzichten op een rijtje

• We weten dat mensen met een voorkeur voor blauwe/paarse drijfveren gebaat zijn bij een taakgerichte aansturing met duidelijke instructies en controle (blauw) en begeleiding en geruststelling (paars). We zien vaak dat mensen met een hoge voorkeur voor deze drijfveren graag zo vaak mogelijk naar kantoor gaan. Dit heeft meerdere redenen; ze vinden de gewoontes en de geborgenheid (paars)/de vaste structuren en orde (blauw) van de werkomgeving prettig én ze hebben behoefte aan heldere instructies, begeleiding en ook controle van hun werk. Dit is een stuk prettiger in het echt i.p.v. digitaal werken.
• Dit is weer anders bij mensen met een voorkeur voor rode/gele/oranje drijfveren: zij willen juist de ruimte hebben om zelf te bepalen hoe, wanneer en waar zij werken aan het behalen van resultaten. Zij hebben baat bij een resultaatgerichte aansturing en kunnen prima zelfstandig werken, waar dan ook. Valkuilen kunnen echter zijn dat zij zo goed op dreef raken, dat het terugkoppelen en het verbinding houden onder druk komen te staan: dat zien we bij het snelle en actiegerichte werken vanuit rode drijfveren, de focus op resultaten en het hard werken aan prestaties bij oranje drijfveren en de diepgang en mogelijke neiging tot versnippering van de focus (veel projecten tegelijkertijd) bij gele drijfveren. Daarom is het slim om in deze situaties heldere afspraken te maken over doelstellingen, deadlines en planningen voor fysieke meetings.
• Mensen met groene drijfveren zijn gericht op menselijk contact. Zij zullen blij zijn om collega’s weer meer persoonlijk te zien. Het is voor deze mensen namelijk belangrijk dat zij het menselijke contact zo persoonlijk mogelijk ervaren. Een goede sfeer is hierbij cruciaal. Om dit te ervaren, is regelmatig fysiek contact veel beter dan alleen digitaal contact. Tegelijkertijd waren er ook voordelen omdat er nu ook meer flexibiliteit was om te werken aan een andere balans tussen het werk- en het privéleven (met bijv. meer aandacht voor thuiswerkende partner en eventuele nog thuiswonende kinderen).
• Mensen met turquoise drijfveren hebben het thuiswerken an sich als zeer positief gezien omdat hiermee mogelijk een mondiale verandering is ingezet om met aanpassingen stappen te zetten voor minder milieubelasting. Zij zien de coronacrisis als een waar omslagpunt waar iedereen mee te maken heeft en waar iedereen ook aan kan bijdragen. Deze werknemer verwacht van jou en van de organisatie dat er maatschappelijke verantwoordelijkheid wordt genomen en dat zoveel mogelijk thuiswerken, alleen al vanuit mondiaal oogpunt het nieuwe normaal zou moeten worden.

Stap 3. De inzichten verzamelen en op een rijtje zetten.

Herkennen jij en de medewerker punten? En wordt het je nu steeds duidelijker welke behoeftes er spelen? Het is tijd om alles op een rijtje te zetten en concreet te gaan schetsen wat nodig is om de werksituatie van jouw mensen verder te optimaliseren. Om je hiermee verder te helpen, hebben wij een whitepaper over dit onderwerp geschreven. Download ‘m hier!