De eens zo populaire Amerikaans aandoende kantoortuinen, blijken toch niet zo ideaal te zijn. De makers van het tv-programma De Monitor spraken negentig leden van de Nederlandse Vereniging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde (NVAB). Ruim negen op de tien van de ondervraagde bedrijfsartsen noemen de kantoortuin als een van de oorzaken voor verzuim onder werknemers die zich melden. Geluidshinder en concentratieverlies zijn de voornaamste oorzaken van de klachten. Het zijn signalen die je als werkgever niet kunt negeren. Een uniforme aanpak hanteren als het gaat om dit soort belangrijke kwesties? Dat lijkt geen goed idee.
Maar liefst 80 procent van de ondervraagden uit het onderzoek meent dat het ziekteverzuim zou dalen als mensen met minder collega’s in een ruimte zitten. Bijna 60 procent van de vindt zelfs dat kantoortuinen moeten worden afgeschaft. Het zijn signalen die niet meer genegeerd kunnen worden. Zo pleit de ArboUnie voor de invoer van een minimumaantal stiltewerkplekken. Daarmee kan het ziekteverzuim onder kantoormedewerkers worden teruggedrongen. Bron: NOS.nl.
Kantoortuinen & Het Nieuwe Werken
De voordelen leken groot: het met z’n allen in een ruimte werken, zonder afscheidingen, sloot aan op de steeds groter wordende behoefte aan flexibilisering en digitalisering. Mensen zouden elkaar makkelijker en sneller opzoeken. De afstand tussen directie en werknemer zou kleiner worden. En vergeet zeer zeker niet het financiële motief: kantoortuinen zijn een stuk goedkoper dan aparte ruimtes met werkplekken. Het is niet gek dat veel werkgevers het concept van kantoortuinen aanvankelijk omarmden.
Wat er nu gebeurt met de kantoortuinen, doet denken aan wat er is gebeurd met Het Nieuwe Werken (HNW). Hierbij ging het om een aanpak waarbij “het flexibiliseren van het werk naar tijd en plaats het doel was. En waarbij gebruik wordt gemaakt van ICT-oplossingen voor onderlinge communicatie en samenwerking. In tegenstelling tot het oude werken waar medewerkers produceerden binnen een vastgestelde tijdspannen op een vaste werkplek, zijn vaste tijden en werkplekken bij HNW van minder belang. Dankzij de slimme ICT-oplossingen, kunnen mensen overal en op elk moment werken. Dit vraagt echter om veranderingen qua mentaliteit van kenniswerker en manager, managementstijlen, organisatiestructuren en cultuur én de inrichting van werkplekken. Bron: PWnet. HNW leek, net als het concept van de kantoortuinen, veelbelovend. Maar was dit het wel? En is hier een rode lijn in te vinden als we dit vergelijken met wat er nu gebeurt met medewerkers in kantoortuinen? Laten we een stapje terug in de tijd gaan en het concept van Het Nieuwe Werken onderzoeken.
Onderzoek toont aan: mensenwerk is maatwerk
Een beslissing van de top in organisaties om grote veranderingen zoals kantoortuinen te integreren of het Nieuwe Werken te gaan toepassen, zou niet licht genomen moeten worden. Wat maakt dat het concept bij de ene organisatie wel goed aanslaat en bij de andere minder? Wat voor rol spelen mogelijke persoonskenmerken van medewerkers hierbij? Dit soort vragen speelden enkele jaren geleden al bij Profile Dynamics en TNO. Zij onderzochten in 2013 daarom de invloed van persoonskenmerken en drijfveren op HNW (er werkten 23 bedrijven mee en er deden 1691 medewerkers mee). Lees hier meer over dit onderzoek.
Het blijkt dat maatwerk een belangrijke succesfactor is bij de implementatie en het in stand houden van Het Nieuwe Werken (HNW). Maatwerk betekent: goed kijken naar de mensen in jouw organisatie. Onderzoeken welke drijfveren er spelen. Uit onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat er een positieve relatie is tussen HNW en medewerkers met een sterke behoefte aan vrijheid, vernieuwing en inzicht (mensen met gele drijfveren) en medewerkers die zich willen onderscheiden en sterke behoefte hebben aan autonomie en resultaat (mensen met oranje drijfveren). Daartegenover staat een negatieve relatie tussen HNW en medewerkers met een sterke hang naar zekerheid, structuur en betrouwbaarheid (mensen met blauwe drijfveren) en medewerkers met behoefte aan veiligheid en geborgenheid (mensen met paarse drijfveren). Je kunt je voorstellen dat geen vaste werkplek hebben, voor deze mensen niet prettig is.
Laten we nu eens naar medewerkers en hun omgeving kijken, vanuit een aantal drijfveren, met de kantoortuin in ons achterhoofd. We zien dat met name bij mensen met blauwe drijfveren, medewerkers moeite hebben met veel interactie om zich heen. Dat leidt ze af. Dat is niet gek: mensen met blauwe drijfveren gaan grondig te werk, hiervoor hebben zij een hoge concentratie nodig. Daarbij zijn zij zelf rustig (eerder stil) qua interactie. Een kantoortuin met veel pratende mensen en dynamiek is zeer vermoeiend en afleidend voor ze is. Dit is anders bij mensen met groene drijfveren. Deze mensen kunnen juist energie krijgen van contact met mensen. Zij werken graag samen. Een kantoortuin maakt het voor deze mensen nog makkelijker om even snel op anderen af te stappen en een praatje te maken. En wat denk je van mensen met gele drijfveren? Zij stappen makkelijker op mensen af om van ideeën te wisselen als iedereen in dezelfde ruimte is. Hier gaat het om tot innovaties te komen, zaken creëren. Medewerkers met oranje drijfveren krijgen energie van de effectieve kant van het werken in de kantoortuin: zij verliezen geen tijd aan het vinden en plannen van afspraken met mensen, maar stappen makkelijk op mensen af, spreken ze aan en werken agile en snel samen.
Maatwerk in jouw organisatie
Wat kunnen we hiervan leren als we kijken naar het werken met kantoortuinen? Als je als organisatie dus kiest voor een uniforme aanpak voor zulke concepten, loop je een risico. Het kan zijn dat een deel van jouw mensen meer stress ervaren, minder lekker in hun vel gaan zetten en minder werkplezier ervaren. Dit zijn elementen die kunnen bijdragen aan verzuim en uitval.
Wil je dit voorkomen, dan is het zaak dat je onderzoekt waar in jouw organisatie, in jouw teams en bij jouw mensen behoefte aan is en wat nodig is om zowel de mensen als de organisatie te laten groeien. Dit lijkt simpel, maar dat is het zeer zeker niet. Het vraagt van jou dat je inzicht krijgt in de kern van jouw organisatie, jouw team en de motivatie van jouw mensen. Het is een aanrader om daarbij te gaan werken met drijfveren op deze drie niveaus.
Wil je hier meer over weten? Lees onze whitepaper over Het Nieuwe Werken.
Wil je meer weten over drijfveren in organisaties? Lees dan hier verder.